Piccolo manuale di produttività

Quali che siano i vostri obiettivi (felicità, amore, carriera, andare in paradiso) essere produttivi è un modo efficace per raggiungerli. Questo articolo raccoglie i consigli sulla produttività che ho testato nel corso degli anni e che, su di me, funzionano.

Correre veloce non serve a nulla se corri nella direzione sbagliata

Prima di diventare super efficiente nelle attività che svolgi, assicurati che queste attività siano davvero utili al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Essere la persona più veloce del mondo serve a poco se poi corri nella direzione sbagliata.

Ha senso quindi partire da una bella analisi di quali sono i propri obiettivi, distinguendo fra obiettivi primari e obiettivi strumentali. Gli obiettivi primari sono macroscopici e di lungo termine, come “avere una vita piena e felice”, “lasciare il mondo meglio di come l’ho trovato” e “andare in paradiso”. Gli obiettivi strumentali invece non hanno valore di per sé, ma sono utili per raggiungere gli obiettivi primari. Alcuni esempi sono “laurearmi”, “diventare multimilionaria”, “non commettere atti impuri” e “imparare il giapponese”. È importante non confondere le due tipologie.

Una volta stabilita la tua gerarchia di obiettivi primari e strumentali, bisogna capire quali ostacoli ci sono fra te e i tuoi obiettivi. Una volta identificati gli ostacoli, puoi cominciare a ideare dei piani per superarli o aggirarli.

Tutto ciò che non ti avvicina ai tuoi obiettivi è per definizione non produttivo. Non importa se hai risposto a 800 mail durante una giornata di lavoro super stressante, o se sei bravissima a dibattere con sconosciuti nei commenti su Facebook. Se quella attività non serve né in modo diretto né indiretto ad avvicinarti ai tuoi obiettivi, il tempo speso a svolgerla va catalogato come non produttivo.

Prioritizzare

Ok. Sappiamo che dobbiamo concentrarci su ciò che ci avvicina ai nostri obiettivi. Ma nella vita reale i nostri obiettivi sono molteplici, con diversa importanza e diversi orizzonti temporali, e a volte sono pure in contraddizione fra loro! E le giornate sono solo di 24 ore. Come si fa?

Il modo per me più efficace è prioritizzare le attività da svolgere con liste:

• Liste di cose da fare. Questo è utile per due motivi: riduce il carico cognitivo (perché non dobbiamo tenere tutto a mente) e ci permette di focalizzarci sulle poche cose che abbiamo scritto nella lista, idealmente una alla volta. Io di solito in una giornata mi segno solo 3 attività importanti che cerco di svolgere. Lo sforzo di selezionarne solo 3 è utile per chiarirmi ciò che è davvero prioritario e importante (soprattutto nei giorni in cui ho la sensazione di avere decine di cose da fare). Una volta svolte quelle 3 attività nessuno mi vieta di farne altre. Può aiutare avere liste per diversi archi temporali: giornata, settimana, trimestre, anno, decennio.

• Liste di cose da non fare. È importante prendere una decisione cosciente su quali attività escludere. Questo vale soprattutto per le attività solitamente considerate utili o arricchenti (come leggere un libro o studiare l’aramaico) ma che non ci avvicinano ai nostri obiettivi. E vale anche per i nostri obiettivi secondari, ovvero quelli che in questa fase della nostra vita non sono prioritari. Ad esempio magari un giorno vorrei imparare a suonare il mandolino. Ma prendere lezioni di mandolino oggi non sarebbe una scelta saggia, perché ho altre priorità. Quindi il mandolino va escluso consciamente (e a malincuore) dalle mie attività quotidiane e dai miei pensieri.

L’arte del non fare le cose

Estendendo il secondo punto del paragrafo precedente, vorrei elogiare la bistrattata arte del non fare le cose. Non tutti i problemi vanno risolti, e soprattutto non tutti i problemi vanno risolti subito e da te. Alcuni possono essere ignorati o aggirati. Altri possono essere delegati o rimandati. Pensare di dover risolvere sempre tutto e subito è il modo migliore per non concludere mai niente. Un esempio tipico è il sentirsi in dovere di rispondere a mail e messaggi (quasi tutti sono di bassa priorità e bassa importanza), oppure sentire la pressione di fare qualcosa di immediato riguardo a cause complesse e verso le quali abbiamo poco controllo (es. combattere uno dei tanti sistemi di oppressione presenti al mondo). In questo secondo caso la pressione a fare qualcosa porta spesso a ad azioni impulsive, inutili o dannose (come rispondere al commento misogino di maschioalfa86 e partecipare a infiniti dibattiti online che ci fanno perdere tempo e ci rovinano l’umore).

Gestire la procrastinazione

La procrastinazione è sicuramente una delle più grandi cause di riduzione della produttività. Non ci sono pilloline magiche, ma se per voi è un problema frequente va affrontata e ridotta. Ne ho parlato già in questo video.

Tecniche note: deep work, no internet, batching

Non posso scrivere un articolo sulla produttività senza menzionare alcune tecniche note e molto utili (pur essendo secondarie rispetto a quanto detto finora). Vediamole una per una.

La prima tecnica è il deep work, ovvero il focalizzarsi su attività cognitivamente impegnative e che possono portare notevoli progressi al nostro lavoro. Questo tipo di attività non può essere svolta in modo distratto, e di solito richiede alta concentrazione per periodi ininterrotti e prolungati. Ad esempio programmare, scrivere un blog, lavorare su una dimostrazione matematica o studiare seriamente il pianoforte. Per ottenere il massimo in questo tipo di attività mi è utile fissare in agenda dei blocchi di 2 o 3 ore ininterrotte, in un contesto isolato e privo di distrazioni. E qui veniamo al secondo punto.

Per le attività “da deep work” è fondamentale evitare distrazioni. Per due motivi: perché in questi casi il nostro cervello è pessimo nel multitasking, e perché quando veniamo distratti ci impieghiamo qualche minuto per recuperare la concentrazione. Se veniamo distratti ogni 5 minuti siamo in uno stato di perenne non concentrazione, che ostacola la profondità di pensiero. E non sarà certo una sorpresa se vi dico che Internet e i social network sono al giorno d’oggi la causa primaria di distrazioni quotidiane. Per questo motivo è utile controllarli e limitarli: usate la modalità aereo, rimuovere le notifiche, mettere lo smartphone spento in un armadio chiuso a chiave. Scegliete la tecnica che volete, ma non sottovalutate il danno di essere continuamente distratti da Internet (soprattutto la combinazione letale smartphone + social network).

E come ultima tecnica va menzionato il batching, ovvero l’accorpare in un unico blocco temporale varie attività simili e non cognitivamente impegnative. Ad esempio rispondere a tutte le mail in 30 minuti dopo pranzo (invece di controllare la mail ogni 5 minuti nel corso di tutta la giornata). Questo aiuta a ridurre i costi di setup di una attività nuova. È molto diverso girare tre video di YouTube in tre giorni diversi rispetto a girarne tre di fila in un giorno solo. Oppure cucinare ogni volta per ogni singolo pasto, rispetto a cucinare una volta sola per una quantità sufficiente a coprire tutti i pasti dei prossimi tre giorni. Col batching si risparmia un po’ di tempo e si riduce la tendenza a procrastinare (dato che la parte più difficile spesso è iniziare una attività).

Fattori fisici

Ci sono innumerevoli fattori fisici che impattano la produttività. Presupponendo l’assenza di patologie, quelli per me più impattanti nel breve termine sono:

• L’alcool. Bere alcool riduce la mia produttività in modo estremo. Riduce il controllo degli impulsi, riduce la chiarezza di pensiero, riduce la forza di volontà, aumenta la sonnolenza. Ormai bevo quasi zero alcool, ma quando succede il danno alla produttività è notevole.

• Troppo cibo. Mangiare troppo (es. un pranzo completo al ristorante) e in particolare mangiare molti grassi o zuccheri riduce la mia produttività nel breve termine. Perlopiù perché parecchie energie vengono dedicate alla digestione, e aumenta la sonnolenza.

• Disidratazione. Nel mio caso se bevo meno del necessario tendo ad avere mal di testa, e il mal di testa mi debilita parecchio. Quindi cerco di mantenere una idratazione costante nel corso della giornata (e introdurre poco sale e poco alcool, entrambi fattori che contribuiscono alla disidratazione).

• Il sonno e la stanchezza. Se sono deprivata di sonno è impossibile avere prestazioni cognitive decenti. Questo significa che se sono particolarmente stanca evito di svolgere attività impegnative, rimandandole al giorno successivo. Due ore di lavoro mentre sono stanca sono a bassissima produttività, ed è meglio spenderle dormendo. Dopo una notte di sonno posso fare lo stesso lavoro in metà del tempo e con migliori risultati.

• Attività fisica. Se inizio la giornata facendo attività fisica moderata di solito questo aumenta la produttività nel corso delle ore successive. In particolare aumenta la mia concentrazione e motivazione, e il mio umore. Nel caso di attività fisica estremamente dispendiosa (es. correre una maratona) invece l’effetto sulla produttività è opposto.

Lasciare il cervello libero

Durante la giornata ci sono parecchi tempi morti. Un pranzo, una doccia, un viaggio in metropolitana. Se riempissi tutti questi tempi morti con altre attività (ascolto di podcast, vedere serie tv, etc) sprecherei i momenti migliori in cui il mio cervello produce idee creative. Per come la vedo io ci sono tre stati fondamentali di “funzionamento produttivo” del mio cervello:

• quando svolgo attività che richiedono concentrazione e lavoro attivo (es. scrivere un blog),

• quando assorbo informazioni più o meno passivamente (es. mentre ascolto un podcast o leggo un libro),

• quando il mio cervello vaga in modo libero fra un pensiero e un altro (es. quando cucino o mi faccio una passeggiata, senza fare né attività concentrate né assorbire informazioni).

Tutte e tre questi stati sono utili, e stare solo in una o due modalità non è ottimale per la produttività nel lungo termine. Molte persone attente alla produttività hanno la tentazione di riempire ogni istante della loro giornata o con attività concentrate o con assorbimento di informazioni. Ad esempio ascoltando podcast e audiolibri per riempire ogni “momento morto” della giornata. Nel mio caso ho capito che questo sarebbe un errore. Molte idee e connessioni fra idee emergono proprio quando il mio cervello è lasciato per i fatti suoi a vagare liberamente.

Produttività di lungo termine

Per chiudere una riflessione finale: è più importante la produttività nel corso degli anni rispetto alla produttività all’interno di un singolo giorno. Alcune attività possono sembrare sensate nel breve termine, ma sono controproducenti nel lungo. Come trascurare la salute fisica e mentale, o impegnarsi a fare in modo molto efficiente qualcosa di totalmente inutile (tipo vedere a velocità x2 divertentissimi video di gattini).

Il mindset richiesto per ottenere risultati rilevanti in termini di mesi o anni è parecchio diverso dal mindset che serve per massimizzare i risultati nel corso di poche ore o giorni.

Per questo invece di concentrarmi sul come massimizzare la produttività nei prossimi giorni trovo più utile cercare di capire come aumentare la produttività dei miei prossimi anni. O, perché no, della mia intera vita.

Questa newsletter è gratuita, ma scriverla mi costa energia. Per questo se ti piace ciò che faccio puoi offrirmi una pizza, aiutandomi a recuperare le energie perdute. Grazie per il sostegno!